5 Lỗi sai lầm thường gặp khi hoàn trả mặt bằng và cách tránh mất cọc

Nếu bạn đang chuẩn bị chuyển văn phòng hoặc kết thúc hợp đồng thuê, bài viết này sẽ giúp bạn tránh các lỗi khiến mất trắng từ vài chục đến vài trăm triệu tiền đặt cọc, đồng thời tối ưu thời gian – chi phí – nhân sự cho việc bàn giao. Hãy cùng phân tích 5 lỗi thường gặp nhất khi hoàn trả mặt bằng và cách xử lý trọn vẹn, chuyên nghiệp.

Sai lầm 1: Bỏ qua điều khoản “Hoàn trả nguyên trạng” trong hợp đồng

Mô tả lỗi: Không đọc kỹ hoặc hiểu sai Điều khoản Reinstatement (hoàn trả) trong Hợp đồng thuê. Khách hàng nghĩ tháo dỡ các hạng mục đã thi công là xong, nhưng chủ đầu tư hoặc ban quản lý tòa nhà yêu cầu nhiều hơn thế (ví dụ: yêu cầu mã mầu sơn cụ thể, khôi phục lại loại đèn báo hoặc giữ lại một số thiết bị...).

Lỗi phổ biến

Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng:

- Chỉ cần dọn sạch là nguyên trạng.

- Chỉ cần tháo nội thất là xong.

- Sơn lại tường là đủ.

Nhưng nguyên trạng của tòa nhà bao gồm:

- Trần: tấm la phông, đèn, vị trí đèn, máy lạnh âm trần.

- Tường: màu gốc, không được lộ dấu khoan, không đổi layout.

- Sàn: thảm – gạch – bê tông hoàn thiện đúng mã.

- Hệ thống: PCCC, loa thông báo, hệ thống báo khói, báo nhiệt.

- Cửa: khóa – tay nắm – bản lề phải như ban đầu.

- Thiết bị điện: ổ cắm – máng dây – hệ thống đèn.

- Chỉ 1 hạng mục không đạt yêu cầu → BQL tòa nhà lập biên bản → trừ cọc.

Cách tránh mất cọc

* Yêu cầu tòa nhà cung cấp biên bản bàn giao ban đầu.

* So sánh từng hạng mục trước khi thi công khôi phục.

* Nếu không nhớ nguyên trạng, hãy mời đơn vị hoàn trả kiểm tra giúp.

* Khi hoàn thành phải nghiệm thu cùng BQL tòa nhà.

Trước khi hết hạn thuê cần đọc kỹ lại hợp đồng và điều khoản bàn giao mặt bằng thuê cho . Chỗ nào chưa rõ hãy gặp trực tiếp đội ngũ kỹ thuật vận hành để trao đổi. Đối chiếu hiện trạng trước và sau. 

Sai lầm 2: Bắt đầu hoàn trả mặt bằng quá trễ

Mô tả lỗi: Bạn nghĩ thời gian tháo dỡ nhanh, nhưng thực tế việc hoàn trả có thể gặp rất nhiều yếu tố khách quan không lường trước được ví dụ: xin giấy phép thi công chờ ban quản lý tòa nhà cấp, thi công vào buổi đêm nếu tiếng ồn quá to, thang máy được phép sử dụng giờ nào, đưa chạc thải ra khỏi tòa nhà và nghiệm thu với chủ đầu tư tốn nhiều thời gian hơn dự kiến. Cần thi công xong trước khi thời gian thuê khoảng 7 đến 10 ngày để xử lý thủ tục.

Cách tránh: Lập kế hoạch hoàn trả sớm 2 tháng trước khi hết hạn hợp đồng

Lên kế hoạch tìm kiếm nhà thầu thi công uy tín, xin báo giá các hạng mục để cân đối ngân sách của công ty.

Dành thời gian làm các thủ tục hành chính tòa nhà.

Sai lầm 3: Chỉ tập trung tháo dỡ mà BỎ QUA HỆ THỐNG KỸ THUẬT (MEP/PCCC)

Mô tả lỗi: Tự tháo dỡ vách ngăn nhưng làm hỏng hệ thống PCCC, đường ống điều hòa, hoặc để lộ đường dây điện không thẩm mỹ. Lấy điện nước tự do mà không xin phép hoặc hướng dẫn của kỹ thuật, những lỗi này sẽ bị lập biên bản và phạt rất nặng.

Cách tránh: Yêu cầu nhà thầu nắm rõ phần việc và trách nhiệm nếu làm hỏng hệ thống MEP/PCCC

Phải đảm bảo hệ thống PCCC, máy lạnh hoạt động bình thường sau khi tháo dỡ. Hệ thống PCCC khi thi công lại sẽ cần kiểm thử và cấp phép lại từ phía cảnh sát PCCC, rất phức tạp nếu xử lý. 

Các lỗ chờ (lỗ thoát khí, điện) phải được bịt kín theo tiêu chuẩn.

Sai Lầm 4: Tự ý xử lý chạc thải không đúng quy định

Mô tả lỗi: Vứt bỏ chạc thải, phế liệu bừa bãi hoặc không đăng ký vận chuyển với ban quản lý tòa nhà, dẫn đến bị phạt tiền. Không phải bạn muốn cho ra giờ nào, lúc nào cũng được. Chạc cần đóng bao hoặc bọc lót cẩn thận. Đây cũng là lỗi mà nhà thầu dễ mắc phải nhất rất, lỗi hay bị trừ tiền ứng cọc.

Cách tránh: Thực hiện quy trình vận chuyển chạc thải theo quy định của tòa nhà

Sử dụng bao để đóng gói, có thể mua bạt lớn để bọc gọn cho lên xe chuyên dụng để kéo ra không ảnh hưởng bụi bẩn và làm xước thang máy.

Xin phép giờ giấc vận chuyển theo quy định của tòa nhà (thường là ban đêm).

Sai lầm 5: Thiếu HỒ SƠ VÀ BIÊN BẢN nghiệm thu rõ ràng

Mô tả lỗi: Hoàn thành xong công việc nhưng không có Biên bản nghiệm thu cuối cùng (Final Handover Report) có chữ ký của cả hai bên. Dẫn đến việc bên cho thuê có thể vin vào lý do để trì hoãn hoặc khấu trừ cọc.

Cách tránh: Yêu cầu biên bản nghiệm thu các hạng mục từ đội vận hành và quản lý.

Chụp ảnh/quay video hiện trạng trước và sau khi hoàn trả cũng là một hình thức chứng minh bạn đã bàn giao lại.

Đảm bảo Biên bản Nghiệm thu ghi rõ "Đã hoàn thành, Chủ nhà đồng ý hoàn trả tiền cọc" và có chữ ký xác nhận của đại diện chủ nhà.

3 Bước hành động đảm bảo hoàn tiền cọc 100%

Bước 1: Phân công người chịu trách nhiệm chính theo dõi tiến độ cả quá trình và hỗ trợ nhà thầu thi công.

Bước 2: Lựa chọn nhà thầu uy tín có hợp đồng cam kết bàn giao mặt bằng đúng tiến độ: Chọn đơn vị có kinh nghiệm làm việc với các tòa nhà lớn và cam kết hoàn thành đúng hạn. Tham khảo dịch vụ Hoàn trả mặt bằng văn phòng của công ty An Phát.

Bước 3: Cuối mỗi ngày check lại công việc và hỏi đội kỹ thuật vận hành làm đã đúng chưa? Cần sửa lại gì để báo lại cho nhà thầu. Đừng để mất tiền cọc của bạn vì những sai lầm nhỏ.

Nếu bạn đang:

- Chuẩn bị kết thúc hợp đồng thuê

- Thi công nhưng lo bị trừ cọc

- Cần hoàn trả gấp trong 3–7 ngày

- Muốn tìm đơn vị uy tín, báo giá rõ ràng, đảm bảo nghiệm thu 100%

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi – An Phát là đơn vị chuyên nghiệp trong thi công & hoàn trả mặt bằng văn phòng.

Chúng tôi cam kết:

Hoàn trả đạt chuẩn 100% ngay lần nghiệm thu đầu tiên

Bảo vệ tối đa tiền cọc cho doanh nghiệp

Báo giá nhanh – minh bạch – theo checklist rõ ràng

Làm việc trực tiếp với BQL tòa nhà giúp khách hàng

Thi công nhanh, sạch, gọn, không ảnh hưởng doanh nghiệp